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Pour une entreprise de gestion locative, toutes les demandes reçues sur le site ne correspondent pas au même besoin commercial. Un propriétaire qui souhaite confier son logement et un candidat à la location peuvent utiliser les mêmes formulaires. Les regrouper dans un seul indicateur rend le pilotage publicitaire moins lisible.
En octobre 2026, Variant Marketing a fait évoluer le suivi des formulaires et des rendez-vous Calendly d’un acteur de la gestion locative. L’objectif était de réunir les demandes dans un tableau exploitable par l’équipe, puis de réserver l’import Google Ads aux demandes contrôlées de propriétaires.
Cette mission combine le tracking des conversions et l’organisation du suivi commercial. Le point de départ est concret : une demande reçue ne devient pas automatiquement un prospect validé.
Le dispositif conserve les paramètres de campagne pendant la navigation et récupère les identifiants publicitaires disponibles. Les informations collectées accompagnent ensuite la demande dans le tableau de suivi. Cette continuité facilite le rapprochement entre une interaction sur le site et son origine publicitaire.
Le suivi a été ajusté pour se déclencher après une réservation effectuée dans le Calendly intégré au site, plutôt que lors d’une simple consultation de la page de confirmation. Les tests ont confirmé la remontée de l’e-mail, de l’identifiant de réservation et des informations de campagne disponibles.
Le périmètre est précis : ce fonctionnement ne couvre pas les réservations réalisées dans un onglet Calendly externe. Le téléphone, bien que demandé pendant la réservation, n’est pas transmis par la redirection utilisée.
Les formulaires et réservations alimentent automatiquement Google Sheets toutes les cinq minutes. Chaque demande conserve un identifiant et une date d’origine : la date de soumission du formulaire ou de détection de la réservation, et non celle de sa relecture par l’équipe.
Les nouvelles lignes arrivent sans autorisation d’import. Les cellules de contact et de date déjà renseignées sont préservées lors de la synchronisation. Cette organisation permet à l’équipe de compléter son suivi sans perdre les informations saisies.
Après la présentation du dispositif, le client a demandé d’exclure automatiquement les personnes ayant choisi « Un candidat / un locataire » et de faciliter le rapprochement grâce au nom et au code postal du bien.
Ces modifications ont été confirmées le 21 octobre 2026. Les nouveaux formulaires identifiés comme des demandes de candidats ou de locataires ne sont plus ajoutés automatiquement au tableau. Les anciennes lignes restent conservées pour l’historique.
Le prénom, le nom et le code postal sont repris lorsqu’ils ont été collectés. Lorsqu’un formulaire utilise un seul champ pour le nom, la réponse est conservée telle quelle dans une colonne « Nom complet ».
Deux contrôles structurent le parcours : confirmer que la demande provient d’un propriétaire, puis autoriser son import après vérification. Seules les lignes répondant à ces deux conditions sont sélectionnées pour l’import quotidien. La synchronisation toutes les cinq minutes et l’import Google Ads sont donc deux opérations distinctes.
Le tableau comprend également un mode d’emploi pour conserver la date initiale, éviter les doublons et renseigner les informations disponibles sans inventer de valeur commerciale ou de consentement.
L’équipe dispose d’un circuit documenté : collecte des demandes, exclusion des nouvelles demandes de locataires identifiées, synchronisation automatique et contrôle avant import. Les tests de transmission des formulaires et réservations ont été réalisés, et les ajustements demandés par le client ont été intégrés.
Au dernier état documenté consulté, la connexion Google Ads était créée, mais le premier rapprochement d’une demande publicitaire réelle restait à vérifier. Ce cas présente donc le dispositif livré ; il ne revendique pas une hausse des mandats ou une baisse du coût par prospect.
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À découvrir également : notre cas client sur les réservations Planity de salons lyonnais et notre revue des conversions GA4 d’un réseau de commerces.
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